Nous vivons à l’ère des données. Pour les Administrateurs de Biens, elles constituent désormais à la fois des éléments de base pour une saine gestion et une vraie mine d’or pour ceux qui savent les utiliser.
Tout le challenge consiste alors à pouvoir récolter les bonnes données, les utiliser à bon escient pour mieux servir le client. Pour cela, il faut que les interfaces communiquent entre elles : un logiciel de comptabilité doit être connecté avec le CRM, la base de contact des fournisseurs ou le software de suivi des travaux. Il s’agit d’une évidence technique et fonctionnelle qui effraie cependant parfois. Je ne fais pourtant ici qu’énoncer les bases du management :
En effet, nous sommes tous des interfaces ! Nous transformons de la parole en écrit. Notre mémoire est retranscrite sur du papier, voire en données informatiques (et vice-versa car ces écrits influencent nos souvenirs et nos perceptions). Nous interprétons d’ailleurs les contenus pour les adapter aux différents interlocuteurs.
Dans un cabinet, chaque employé dispose d’information, de données qu’il doit partager avec ses collègues, avec ses fournisseurs, avec ses clients. C’est le rôle du chef d’agence que de veiller à une bonne circulation de l’information. Par exemple les équipes en syndic, souvent un assistant, un comptable et un gestionnaire, échangent en permanence des informations. Pourtant, à l’instar de la loi qui régit l’énergie où chaque conversion crée un coût (en fait une déperdition), chaque transfert, chaque changement de support (oral, mémoire, papier, données informatique) induit un coût : une variation de la fiabilité. Le coût de ces manipulations de data diffère selon les organisations. Il dépend avant tout des personnes, des process mais aussi des outils.
Pour quelle raison, une organisation du travail connectée est-elle aussi difficile à mettre en place ? Pour atteindre ce but, il faut pouvoir faire dialoguer les différentes interfaces de manière ordonnée, c’est à dire anticiper les besoins, analyser les demandes et allouer les ressources nécessaires. En fait, de tels process et de tels outils réclament de la discipline, là les humains aspirent à de la souplesse…
Les informations incomplètes, les données fragmentées sont les conséquences du manque de maîtrise de notre communication, de notre indiscipline. Elles sont sources de malentendus et ce depuis toujours. Une information ne se partage pas toujours aisément et fidèlement en interne (que dire alors pour l’externe ?). En revanche, un logiciel conçu et alimenté à cet effet, ne se trompera pas, n’oubliera pas, ne déformera pas. De plus, son coût marginal restera toujours inférieur au coût de conversion évoqué précédemment.
Une digitalisation bien menée favorise donc le travail d’équipe. Elle fluidifie la transmission d’information entre collaborateurs, entre employés et dirigeants, avec les fournisseurs comme avec les clients. Ainsi, quand la continuité numérique est mise en place elle devient un atout essentiel.
En effet, en plus de libérer l’utilisateur de tâches fastidieuses d’interface, l’entreprise sécurise ses missions opérationnelles et par conséquent renforce la qualité de ses prestations, l’intérêt des collaborateurs pour leur travail et au final accroît la valeur ajoutée produite.
L’informatique ne dégrade donc pas les interactions humaines, elle recentre nos activités sur des échanges axés sur les conseils les arbitrages et les décisions.
Au contraire, avec la digitalisation, nous sommes en train de construire une nouvelle forme de travail, plus collaboratif, plus interactif !
Il est à prévoir que relations clients / fournisseurs s’appuieront de plus en plus sur le dialogue des interfaces numériques qui ne cessent d’évoluer. Je vous reparlerai de l’émergence de ces nouvelles technologies dans le secteur de l’immobilier et des conditions d’une intégration numérique réussie.
Arnaud DEBOUZY, fondateur et dirigeant de GESTEAM.
