Episode 3 :
Louise part en vacances
👐 Antoine et Louise sont collègues. Pour ces deux gestionnaires de copro, pas facile de se voir entre les rendez-vous en extérieur, les réunions de CS, les urgences, le télétravail… et Louise part bientôt en vacances !!! 😱
Comment va-t-on la remplacer sans toute sa connaissance des dossiers ?
Et les clients qui ne veulent traiter qu’avec elle ?
Il y aura forcément des cas qui ne pourront attendre son retour : une mutation, un sinistre, un contentieux, un dépannage urgent…
Et Antoine ne connaît pas les immeubles de Louise dans les détails…
💡Grâce à une transcription rigoureuse des procédures internes qui font votre marque de fabrique, le logiciel métier préserve votre image au sein de la profession, dans les circonstances les plus courantes comme les plus inhabituelles.
👉 Des process modélisés pour chaque tâche font consensus entre les collaborateurs et installent de saines habitudes qui se popularisent au niveau de votre organisation, stimulant la montée en compétence par l’appropriation de l’outil informatique, tout autant que l’intégration de nouveaux arrivants.
📁 Quand la forme est efficace, le fond peut s’exprimer : des menus respectant la même ergonomie contribuent à l’homogénéité de l’ensemble, la mise en avant des données clés dès la sélection d’un dossier permet de le contextualiser pour une compréhension d’emblée.
Même pour les affaires délicates, Antoine mettra en œuvre la solution habituelle sans hésiter, et dictera un mémo à l’attention de sa collègue pour personnaliser le suivi.
Grâce au résumé, il pourra en deux clics visualiser tous les sujets particuliers de l’immeuble géré par sa collègue, les classer par statut, ouvrir directement le dossier concerné, puis en connaître l’avancement exact au moyen de l’outil de suivi.
😅 Il se rendra compte très rapidement qu’il peut gérer les immeubles de Louise comme il gère les siens, et que d’autres collègues pourront aussi participer.
💻 Les solutions mises en place par défaut comme l’analyse et le classement des e-mails reçus, les réponses aux questionnaires directement saisis par les clients, la plateforme d’échange dédiée aux fournisseurs pour gérer le planning des demandes et télécharger des devis et factures, l’espace client par lequel les copropriétaires peuvent aussi enregistrer des opérations courantes comme un changement d’adresse, permettent à ces gestionnaires de consacrer leur attention aux sujets majeurs.
À son tour, Antoine va pouvoir préparer ses vacances 😊 🌴
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Arnaud de Gesteam
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